Toplantılar bir işletmenin, bir şirketin en önemli iletişim kaynaklarından birisidir. Özellikle büyük ve kurumsal firmalarda farklı isimlerde, farklı içerikler ile toplantılar sıkça gerçekleştirilmektedir. Bunlara örnek; yönetim kurulu toplantısı, proje toplantısı, haftalık toplantı, departman toplantısı gibi olabilir. Kurumların ihtiyaçlarına göre daha bir çok farklı toplantı çeşidi sayılabilir.
İş hayatında çok çok önemli bir yer işgal eden, “toplantılar”ın verimsiz yönetilmesinin ve olumsuz sonuçlanmasının ne kadar büyük bir zaman ve maliyet kaybı olacağını tahmin etmek pek de zor değil.
Toplantıların verimsiz olup amacına ulaşmamasının 2 önemli nedeni vardır. Bunlar;
1) Kararların Kayıt Altına Alınmaması:
Toplantılarda, toplantı notlarının doğru şekilde ve zamanında eksiksiz olarak tutulması gerekir. Kimin not tutacağı ve notları nasıl tutması gerektiği toplantılardan önce belirlenmeli, çok sık toplantı yapılan bir şirkette bu işin kurumsal olarak gerçekleştirilmesini sağlamak için bir personel yetkilendirilmelidir.
2) Alınan Kararların Takibinin Yapılmaması:
İş akışının fazlalığı ve yoğun tempo toplantılarda alınan kararların zamanında uygulanamamasına ya da tamamen gözden kaçmasına neden olabilir. Bu durumun yaşanmaması için toplantılarda alınan kararların düzenli olarak uygulanıp uygulanmadığının denetlenmesi gerekir.
Toplantılar iş hayatının en büyük yapıtaşları olma görevlerine devam edecektir. Tüm firmalar için genelde hesaplanmayan ama maliyeti olan bir unsurdur. Özellikle sıkça yapılan toplantılarda, üst düzey yöneticilerin katılım gerçekleştirdiği durumlarda toplantı maliyetleri çok daha yüksek olabilir. Bu sürecin verimli şekilde tamamlanması ve takip edilmesi, tüm kurumlar için öncelikli bir başlık olmalıdır.
