Sekreter kimdir? Sekreterliğin bir çok çeşidi vardır bunlar;
Yönetici Sekreter, ticari sekreter, tıp sekreteri, hukuk sekreteri, finans sekreteri, film sekreteri, basın sekreteri, bürotik sekter, muhasebe sekreteri, gayri menkul sekreteri, teknik sekreteri, uluslararası organizasyon sekreteridir. Sekreter ofis işlerinin zamanında yetişmesini sağlayan, yöneticisinin adına kurum içi ve ya kurum dışı işleri denetleyen, zamanın verimli kullanılmasını sağlayan, kendi kararları dışında sorumluluk almasını bilen kimseye verilen isimdir.
Sekreter Olmak İçin Gerekenler
Sekreterlerde olması gereken özelliklerden bazıları ;
Türkçe`yi çok iyi konuşup yazabilmek,
Yabancı dil bilmek,
Birebir ilişkilerde başarılı olmak,
Ofis içindeki ve dışındaki yazışmaların güvenliğini sağlamak,
Sorumluluk alma yeteneğinin gelişmiş olması,
Protokol kurallarına uyabilmek,
Hızlı not alabilmek,
Yazışma ve raporlama tekniklerini bilmek,
Büro yönetim tekniklerine uyum sağlayabilmek.
Buna göre, bir sekreter yönetim kadrosunda diyebiliriz. Ayrıca sekreterler, insan ilişkileri bakımından gelişme göstermek zorundadırlar. Zira, insan ilişkileri iyi olmayan bir sekreter başarılı olamaz. Aynı zamanda, kişisel görüşünüşüne de önem gösteren bir sekreter iş hayatında sevilerek başarılı olmaya bir adım daha yaklaşmış olacaktır.
İyi Bir Sekreterin Olmazsa Olmazları
İyi bir dinleyici olmalıdır.
Jest ve mimik kullanmalıdır.
Konuşanlara karşı saygılı olmalıdır.
Konuşurken dinleyicilerin yüzlerine bakmalıdır.
Yersiz ve zamansız konuşmalardan kaçınmalıdır.
Konferanslara hazırlanmadan katılmamalı.
Sürekli kendini geliştirmelidir.
Düzgün bir diksiyona sahip olmalıdır.
Açık ve net bir şekilde kendini ifade edebilmelidir.
Bir sekreter aynı zamanda yöneticisini de tanımak zorundadır. Yöneticisinin işe geliş – gidiş saatlerini iyi bilmesi, günün hangi saatlerinde yoğun olup olmadığını, hafızasının nasıl olduğunu ve benzeri kişisel şeyleri bilmesi gerekir. Yöneticisi hakkındaki bilgileri kimseyle paylaşmamalı ve yöneticisine yardımcı olabilmek için elinden geleni yapmalıdır.
